Работа с фильтрами
— Для более быстрого и эффективного поиска можно использовать фильтры. Для этого нажмите кнопку «Показать настройки фильтров» в нижней части экрана (рис. 5).
— После нажатия кнопки в верхней части экрана появится строка с установленными фильтрами. В поле слева (1) выбираем графу, по которой хотим установить фильтр, в поле справа (2) вводим значение, по которому хотим отфильтровать строки (рис. 6).
Примечание: Также можно установить фильтр, встав на ячейку, по которой хотим установить фильтр, и начав писать на клавиатуре значение фильтра.
Рисунок 5 - Включение фильтра
Рисунок 6 - Выбор фильтра и значения
Одновременно можно использовать несколько фильтров.
Дополнительный фильтр можно добавить кнопкой 1 (+), убрать кнопкой 2(-).
После выбора необходимого фильтра и значения для отбора активируйте его кнопкой 3(V). Все фильтры одновременно сбрасываются по кнопке 4(X).
В случае установки нескольких фильтров можно менять условие фильтрации кнопкой И/ИЛИ.
— При выборе И на экран будут выведены строки, удовлетворяющие всем значениям для отбора.
— При выборе ИЛИ на экран будут выведены строки, удовлетворяющие одному из значений для отбора (рис. 7).
Рисунок 5 - Работа с несколькими фильтрами
— При помощи функционала, представленном ниже, можно фильтровать строки не только по определенному значению для отбора, но и по некоторым условиям:
= – на экран выводятся строки, у которых значение в выбранном для отбора поле полностью соответствует заданному.
> – на экран выводятся строки, у которых значение в выбранном для отбора поле больше заданного.
< – на экран выводятся строки, у которых значение в выбранном для отбора поле меньше заданного.
>= – на экран выводятся строки, у которых значение в выбранном для отбора поле больше или равно заданному.
<= – на экран выводятся строки, у которых значение в выбранном для отбора поле меньше или равно.
_(Содержит) – на экран выводятся строки, у которых выбранное для отбора поле содержит заданное значение или текст.
@ (Нечеткий поиск) – поиск по ключевым словам с учетом возможных произвольных ошибок в написании ключевого слова или, напротив, ошибок написания слова в целевом запросе (например, е и ё).
!(Не) – на экран выводятся строки, у которых в выбранном поле нет заданного значения.
Разрешить пустые значения – если в чекбоксе установлена галочка, после фильтрации выводятся строки, у которых выбранное для отбора поле пустое.
Мероприятия
1. Журнал «Мероприятия»
1.1 Общие положения
1) Под мероприятием понимается планируемое к реализации учреждением мероприятие (выполнение работы, оказание услуги, приобретение товара) по разработке (экспертизе стоимости) проектно-сметной документации, проведению капитального (текущего) ремонта, благоустройству территории, приобретению оборудования, мебели, инвентаря для пищеблоков, столовых, буфетов с указанием планового объема финансирования на реализацию мероприятия (в разбивке по годам) и приложением копий подтверждающих документов, состав которых устанавливается Комитетом финансов Санкт-Петербурга в Методических указаниях к проекту бюджета Санкт-Петербурга на очередной год и плановый период.
1.2. Описание журнала «Мероприятия»
1) Для начала работы с мероприятиями необходимо перейти в боковое меню и выбрать журнал «Мероприятия».
Журнал «Мероприятия» содержит реестр документов с краткой информацией о мероприятиях, где каждая строка обозначает мероприятие (рис. 1).
ID
Номер мероприятия, присваивается по порядку, с учетом номеров других районов.
Прикрепленные файлы
показывает количество прикрепленных файлов с подтверждающими документами к мероприятию
Статус документа
определяет стадию обработки документа
Дата
показывает дату создания документа
ИНН
ИНН учреждения, в котором реализуется мероприятие
№
номер учреждения, в котором реализуется мероприятие
Краткое наименование учреждения
краткое наименование учреждения, в котором реализуется мероприятие
Адрес объекта
фактический адрес учреждения, в котором реализуется мероприятие
ИОГВ
исполнительный орган государственной власти
Тип работ
тип работ, в рамках которого реализуется мероприятие
Вид работ
наименование работ, указанное в смете
1й год
Первый плановый год, на который запланировано мероприятие
Сумма 1й год, тыс. руб.
Общая сумма по финансированию мероприятия за первый год реализации.
Сумма 2й год, тыс. руб.
Общая сумма по финансированию мероприятия за второй год реализации.
Сумма 3й год, тыс. руб
Общая сумма по финансированию мероприятия за третий год реализации.
Сумма 4й год, тыс. руб
Общая сумма по финансированию мероприятия за четвертый год реализации.
Сумма 5й год, тыс. руб
Общая сумма по финансированию мероприятия за пятый год реализации.
Итого, тыс. руб
Суммарный расчет по всем плановым годам.
Рисунок 1 - Вид журнала "Мероприятия"
2) В нижней левой части экрана расположены кнопки «Нижнего меню» (рис. 2):
1 Таблица — кнопка переключения в табличный вид.
2 Сводная таблица — кнопка переключения в режим сводной таблицы.
3 Показать настройки фильтров
4 Настройки таблицы — настройка структуры таблицы.
5 Количество записей — счет количества записей.
6 Посчитать сумму — сумма активного столбца.
7 Экспорт — выгрузка табличного вида данных в excel форму.
8 Ручное обновление — ручное обновление данных.
Рисунок 2 - Кнопки нижнего меню
1.3. Работа с фильтрами
1) Для более быстрого и эффективного поиска ранее созданных мероприятий в Журнале «Мероприятия» можно использовать фильтры, которые находятся в верхней части экрана (рис. 2): год, тип учреждения, тип работы, статус.
Например, на рис. 3 выбран закрепленный фильтр по году мероприятий — 2024 год.
Рисунок 3 - Фильтры в журнале мероприятия
Чтобы сбросить фильтр необходимо нажать на поле активного фильтра и использовать кнопку «Сбросить» в появившемся окне (рис. 4).
Рисунок 4 - Сброс фильтра
2) Помимо закрепленных фильтров можно использовать системные фильтры, для этого нужно нажать кнопку в нижней части экрана «Показать настройки фильтров» (рис. 5).
Рисунок 5 - Включение фильтра
После нажатия указанной на рисунке 5 кнопки в верхней части экрана появится строка с установленными фильтрами. В поле 1 слева выбираем требуемый фильтр, а в поле 2 справа выбираем значение для отбора (рис. 6).
Рисунок 6 - Работа с фильтрами
Одновременно можно использовать несколько фильтров
Дополнительный фильтр можно добавить кнопкой 1(+), убрать кнопкой 2(-).
После выбора необходимого фильтра и значения для отбора активируйте его кнопкой enter или левой кнопкой мыши. Все фильтры одновременно сбрасываются по кнопке 3(X).
На рисунке 7 приведен пример журнала «Мероприятия», отфильтрованного по типу работ и статусу документа.
Рисунок 7 - Пример фильтрации
В случае установки нескольких фильтров можно менять условие фильтрации кнопкой И/ИЛИ.
— При выборе И на экран будут выведены строки, удовлетворяющие всем значениям для отбора.
— При выборе ИЛИ на экран будут выведены строки, удовлетворяющие одному из значений для отбора (рис. 8).
Рисунок 8 - Работа с несколькими фильтрами
При помощи функционала, представленном ниже, можно фильтровать строки не только по определенному значению для отбора, но и по некоторым условиям:
= – на экран выводятся строки, у которых значение в выбранном для отбора поле полностью соответствует заданному.
> – на экран выводятся строки, у которых значение в выбранном для отбора поле больше заданного.
< – на экран выводятся строки, у которых значение в выбранном для отбора поле меньше заданного.
>= – на экран выводятся строки, у которых значение в выбранном для отбора поле больше или равно заданному.
<= – на экран выводятся строки, у которых значение в выбранном для отбора поле меньше или равно.
_(Содержит) – на экран выводятся строки, у которых выбранное для отбора поле содержит заданное значение или текст.
@ (Нечеткий поиск) – поиск по ключевым словам с учетом возможных произвольных ошибок в написании ключевого слова или, напротив, ошибок написания слова в целевом запросе (например, е и ё).
!(Не) – на экран выводятся строки, у которых в выбранном поле нет заданного значения.
Разрешить пустые значения – если в чекбоксе установлена галочка, после фильтрации выводятся строки, у которых выбранное для отбора поле пустое.
2. Создание мероприятия
1) Заходим в журнал «Мероприятия» (рис. 9).
Прежде чем создавать новое мероприятие, в целях исключения создания дубликатов рекомендуем проверить наличие этого мероприятия. Сделать это можно при помощи фильтров (1), используя графы «Год», «Тип ОУ», «Тип работы», «Статус» и другие.
2) Чтобы создать новое мероприятие, нажимаем кнопку «Добавить» (2) в журнале «Мероприятия» (рис. 9).
Рисунок 9 - Добавление нового мероприятия
Откроется пустая карточка документа (рис. 10).
Рисунок 10 - Карточка мероприятия
3) В структуру карточки документа входят блоки:
В данном блоке указывается информация по образовательному учреждению. Блок состоит из следующих полей:
ИНН
Краткое наименование учреждения
Тип учреждения
ИОГВ (исполнительный орган государственной власти).
В блоке указывается информация о характере работ и об объекте, подлежащему ремонту или куда приобретается оборудование. Блок состоит из следующих полей:
Тип работ:
— Капремонт;
— Капремонт пищеблоков;
— Капремонт столовых, буфетов;
— Текущий ремонт;
— Текущий ремонт пищеблоков;
— Текущий ремонт столовых, буфетов;
— Благоустройство;
— ПСД на капремонт;
— ПСД на капремонт (экспертиза сметной стоимости);
— ПСД на капремонт (государственная историко-культурная экспертиза);
— ПСД на капремонт пищеблоков;
— ПСД на капремонт столовых, буфетов;
— ПСД на благоустройство;
— Оборудование пищеблоков;
— Оборудование, мебель, инвентарь столовых, буфетов;
— ПСД на текущий ремонт.
Вид (Краткое описание работ).
Кадастровый номер объекта.
Адрес (Адрес объекта, подлежащего ремонту или куда приобретается оборудование, мебель, инвентарь).
Срок/период (Срок окончания работ).
Номер в реестре.
Блок содержит сведения об утверждении ПСД/локальной смете.
Блок выводится на печать в адресной программе и состоит из следующих полей:
Дата утверждения/корректировки.
ФИО (Ф.И.О. утвердившего документ).
Должность (Должность утвердившего документ).
Блок содержит сведения о государственной экспертизе и состоит из следующих полей:
Дата утверждения.
Организация, ФИО, должность.
Блок содержит информацию об объеме финансирования на реализацию мероприятия и состоит из следующих полей:
Первый плановый год (Первый плановый год, на который запланировано начало осуществления мероприятия).
1-й год (объем расходов на 1-й год).
2-й год (объем расходов на 2-й год).
3-й год (объем расходов на 3-й год).
4-й год (объем расходов на 4-й год).
5-й год (объем расходов на 5-й год).
Сметный расчет, тыс. руб.
Итого, тыс. руб.
Блок выводится на печать в адресной программе по графе «Реквизиты документов по экспертизе ПСД, ЛС, Наименование организации, утвердившей экспертное заключение»
Блок может содержать информацию:
— об отсутствии необходимости проведения государственной экспертизы в части проверки достоверности определения стоимости проектно-сметной документации;
— о предписании/поручения Губернатора и Правительства г. Санкт-Петербурга, решении суда, предписании Роспотребнадзора, в случае исполнения мероприятия по таким документам. Подобные мероприятия имеют высокий уровень приоритетности при дальнейшем их согласовании Комитетом по образованию.
— номер и дата гос. экспертизы, в случае необходимости обязательного проведения проверки достоверности определения сметной стоимости по мероприятию;
В целях проверки мероприятий в данный блок подгружаются подтверждающие документы:
— Локальная смета;
— Сводный сметный расчет (в случае наличия по одному объекту более двух смет);
— Проектно-сметная документация;
— Дефектная ведомость и(или) ведомость объема работ (текущий или капитальный ремонт);
— Заключение службы заказчика о характере ремонтных работ;
— Заключение службы заказчика об отсутствии необходимости проведения государственной экспертизы в части проверки достоверности определения стоимости проектно-сметной документации;
— Заключение службы заказчика с указанием о том, что разработка проектно-сметной документации не требуется;
— Государственная экспертиза в части проверки достоверности определения стоимости проектно-сметной документации;
— Предписания (акты, заключения) контролирующих органов;
— Расчет начальной максимальной цены контракта;
— Коммерческие предложения;
— Выписка из Реестра товаров для обеспечения нужд Санкт-Петербурга и(или) перечня отдельных видов товаров, работ, услуг, в отношении которых определяются требования к их потребительским свойствам;
— Иные необходимые документы.
В данном блоке отображается историй изменений, вносимых в карточку мероприятий.
Блок позволяет оставлять комментарии для проверяющего и фиксировать замечания по результатам проверки мероприятия. Блок состоит из следующих полей:
Фамилия И.О.
Тип учётной записи.
Время.
Комментарий.
На рисунке 11 приведен пример утвержденной карточки документа по одному из мероприятий.
Рисунок 11 - Карточка документа
4) Карточку документа необходимо последовательно заполнить:
4.1. Раздел «Данные учреждения» Вводим ИНН учреждения. Дата, краткое наименование, тип учреждения, ИОГВ заполнятся автоматически (рис. 12);
Рисунок 12 - Данные учреждения
Если при вводе ИНН учреждения на экране появляется всплывающая подсказка об ошибке (рис.13), необходимо сообщить об ошибке разработчику (см. инструкцию «Задать вопрос или сообщить об ошибке» перейти по ссылке).
Рисунок 13 - Ошибка ввода ИНН
4.2. Раздел «Характеристики работ»
— Выбираем тип работ из выпадающего списка (рис. 14). Обратите внимание! Для мероприятий по проведению капитального ремонта, текущего ремонта пищеблоков, столовых, буфетов, приобретению оборудования для пищеблоков, столовых, буфетов созданы отдельные типы работ. Например, для мероприятия с видом работ «разработка ПСД на капитальный ремонт столовой» следует выбрать тип работ «ПСД на капремонт столовых, буфетов«, для мероприятия с видом работ «капитальный ремонт помещений пищеблока» следует выбрать тип работ «Капремонт пищеблоков«, для мероприятия по приобретению оборудования, инвентаря, мебели для столовой следует выбрать тип работ «Оборудование, мебель, инвентарь столовых, буфетов».
— Заполняем вид работ (полное наименование работы, услуги) согласно локальной смете. Для типов работ «Оборудование…» вид работ не заполняется.
Рисунок 14 - Выбор типа работ
— Выбираем из выпадающего списка фактический адрес объекта, в котором планируется проведение мероприятия.
— Кадастровый номер и номер в реестре собственности Санкт-Петербурга заполнятся автоматически при выборе адреса объекта из списка (рис. 15).
— Если в списке адресов обнаружена ошибка (либо адрес необходимого здания отсутствует), необходимо сообщить об ошибке разработчику (см. инструкцию «Задать вопрос или сообщить об ошибке» перейти по ссылке).
Рисунок 15 - Выбор адреса объекта
— Указываем срок/период выполнения работ (рис. 16). Для типов работ «Оборудование…» поле не заполняется.
Рисунок 16 - Выбор периода работ
4.3. Раздел «Объем расходов»
— Указываем сумму сметного расчета в тыс. руб. (для типов работ «Оборудование…» – сумму, на которую приобретается оборудование); первый плановый год и сумму планового объема финансирования в разбивке по годам (Рисунок 17).
Рисунок 17 - Заполнения объемов расходов
4.4. Раздел «Информация о проектно-сметной документации и локальной смете»
— Заполняем информацию о проектно-сметной документации, локальной смете в части даты утверждения/корректировки, ФИО и должность утвердившего ПСД/локальную смету. Для типов работ «Оборудование…» сведения не заполняются (рис. 18).
— В случае отсутствия необходимости проведения государственной экспертизы в части проверки достоверности определения стоимости проектно-сметной документации в поле «Дополнительная информация» необходимо это зафиксировать (рис. 19.1).
— В случае наличия государственной экспертизы в части проверки достоверности определения стоимости проектно-сметной документации заполняется информация об экспертном заключении (рис. 19.2).
Рисунок 18 - Доп. информация
Рисунок 19.1 - Заполнение инф. о ПСД и ЛС
Рисунок 19.2 - Заполнение инф. об экспертном заключении
4.5. Предусмотрена возможность добавлять комментарии к мероприятию в разделе «Комментарии», для этого необходимо нажать кнопку «Добавить комментарий». Пример такого комментария представлено на рисунке 20.
Рисунок 20 - Добавление комментариев
4.6. Подтверждающие документы по одному необходимо добавить в разделе «Таблица документов», используя кнопку «Добавить» (рис. 21).
Далее выбираем из выпадающего списка тип документа, который необходимо прикрепить (рис. 22).
Затем для загрузки электронной копии документа в разделе «Таблица документов» дважды кликаем в поле «Файл» и выбираем на своем персональном компьютере нужный файл (рис. 23).
Повторяем описанные действия для загрузки всех подтверждающих документов.
Рисунок 21 - Добавление подтверждающих документов
Рисунок 22 - Выбор документа
Рисунок 23 - Загрузка документа
4.7. Нажимаем кнопку «Сохранить» для сохранения мероприятия в базе данных информационной системы (рис. 24).
Рисунок 24 - Сохранение созданного документа
3. Изменение статуса мероприятия
1) Для документа «Мероприятие» возможно установить следующие статусы:
— «Новый» устанавливается информационной системой по умолчанию для вновь созданных и сохраненных мероприятий. В этом статусе документ доступен для редактирования.
— «Возвращено на доработку» – устанавливается при необходимости корректировки сведений по мероприятию. В этом статусе документ доступен для редактирования.
— «Направлено на согласование» – устанавливается для отправки мероприятия на согласование.
— «В архиве» – применяется к неактуальным мероприятиям (например, учреждение было ликвидировано).
— «Новый» устанавливается информационной системой по умолчанию для вновь созданных и сохраненных мероприятий. В этом статусе документ доступен для редактирования.
— «На проверке КО» – устанавливается при взятии в работу сотрудником СПБ ГКУ «Центр архивных документов».
— «Направлено на утверждение» — устанавливается сотрудником СПБ ГКУ «Центр архивных документов» при направлении на утверждение в Комитет по образованию.
— «Возвращено на доработку» – устанавливается при необходимости корректировки сведений по мероприятию. В этом статусе документ доступе для редактирования.
— «Утверждено» – устанавливается при отсутствии замечаний у Комитета по образованию.
— «Отказано» – устанавливается при отклонении Комитетом по образованию по различным причинам.
2) Образовательному учреждению (либо ИОГВ в случае принятия решения самостоятельно создавать мероприятия) для запуска документа в работу следует изменить установленный по умолчанию статус «Новый» на другой из возможных в п.1 данного раздела.
Кнопка изменения статуса находится в нижней части экрана (рис. 23).
