Архивная деятельность
В архивных фондах Учреждения находятся документы постоянного хранения и по личному составу Комитета по образованию (ранее Городского отдела народного образования, Главного управления народного образования, Комитета по народному образованию), документы по личному составу районных отделов образования и подведомственных им учреждений (в том числе лицевые счета по зарплате, поступавшими на хранение из Централизованных бухгалтерий районов Санкт-Петербурга).
В настоящее время архив насчитывает 103 фонда, в том числе 73 фонда, которые состоят из документов профессиональных образовательных учреждений, находящихся в ведении Комитета по образованию.
В 2021 году было принято на хранение 1121 дело, из них 198 дел постоянного хранения Комитета по образованию, 923 дела по личному составу, также поступило 2769 архивных запросов.
Нормативные акты, справочно-методические материалы:
Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Приказ Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов власти, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
Заявление в архив
Для получения справки по архивным документам необходимо подать заявление (запрос) одни из следующих способов:
- личный прием граждан ведется только по предварительной записи по тел. 8 (812) 572-17-02).
- почтовым отправлением по адресу: СПб ГКУ «Центр архивных документов»,ул. Черняховского, дом 17 — А, Санкт-Петербург, 191119;
- через официальную электронную почту info@gkuoa.ru
В заявлении (запросе) необходимо указать:
- сведения о заявителе: наименование юридического лица на бланке организации или (для граждан) – фамилия, имя, отчество (при наличии последнего); информацию о смене фамилии, имени, отчества; дату рождения;
- почтовый адрес, по которому должен быть дан ответ, а также телефон для связи;
- вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации (что необходимо подтвердить);
- дату и личную подпись автора запроса (гражданина или должностного лица).
К запросам, касающимся истории семьи, следует прилагать документы, подтверждающие родство.
Сведения о месте хранения документов профессиональных училищ указаны в Электронном перечне фондов средних профессиональных образовательных организаций.
Для подтверждения обучения в профессиональном образовательном учреждении Санкт-Петербурга (Ленинграда) по документам, хранящимся в Центре архивных документов, заявление заполняется по следующей форме:
Для подтверждения стажа работы и получения сведений о заработной плате заявление заполняется по следующей форме:
Для подачи тематического запроса (например, сведения о родственниках, реорганизации учреждения) заявление заполняется по следующей форме:
Нормативные акты, справочно-методические материалы
Методические рекомендации: «Особенности работы с архивными документами в учреждениях»
Презентация: «Особенности работы с архивными документами в учреждениях, подведомственных Комитету по образованию»
Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Приказ Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов власти, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
Прием архивных документов
СПб ГКУ «Центр архивных документов» готов принять на хранение документы долгосрочного хранения учреждений, которые были реорганизованы в форме присоединения к профессиональным образовательным учреждениям, подведомственным Комитету по образованию.
Телефон для приема заявок: 572-17-02
Для сдачи документов в СПб ГКУ «Центр архивных документов» (далее Центр) необходимо:
- Перед началом обработки документов, а в случае привлечения сторонней организации – перед заключением договора обязательно приглашение сотрудника отдела хранения архивных документов Центра
- Оформить дела на бумажном носителе надлежащим образом.
Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:
- — подшивку документов в дело или переплет дела;
- — нумерацию листов в деле;
- — составление листа-заверителя дела;
- — составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- — оформление реквизитов обложки дела.
- Составить описи на дела, подлежащие передаче на архивное хранение. При этом на каждый вид документов составляется отдельная опись (например, на приказы по личному составу работников составляется одна опись, на приказы о контингенте учащихся другая, на поименные книги учащихся третья и так далее). В случае необходимости составить акт об утрате документов.
- Составить историческую справку, которая будет содержать сведения о создании и реорганизации образовательного учреждения, документы которого передаются на архивное хранение.
- Пригласить сотрудников отдела хранения архивных документов Центра для проверки правильности оформления дел и проверки правильности внесения дел в описи.
- Представить описи дел, а также акт об утрате документов (если он составлялся) на согласование Экспертной комиссией СПб ГКУ «Центр архивных документов».
- На бланке учреждения направить письмо в СПб ГКУ «Центр архивных документов» с просьбой принять документы на архивное хранение.
- Согласовать с отделом хранения архивных документов Центра дату приема документов (прием документов может проходить один или несколько дней).
- Упаковать документы, подлежащие сдаче в СПб ГКУ «Центр архивных документов», в короба или картонные коробки. Привезти документы в Центр по адресу: Санкт-Петербург, ул. Черняховского, д. 17, лит. А.
- Сдать документы в СПб ГКУ «Центр архивных документов». Передача дел на хранение в СПб ГКУ «Центр архивных документов» осуществляется работником (работниками) учреждения и работником отдела хранения архивных документов СПб ГКУ «Центр архивных документов», который проверяет наличие дел, а также качество их формирования и оформления. Для сдачи дел в Центр необходимо представить каждую опись, согласованную Экспертной комиссией СПб ГКУ «Центр архивных документов», в 4 экземплярах (3 экземпляра на бумажном носителе и 1 экземпляр в электронном виде), историческую справку в 1 экземпляре, акт об утрате документов в 2 экземплярах.
- Работник учреждения, производивший передачу дел на хранение в СПб ГКУ «Центр архивных документов», подписывает акт приема-передачи архивных документов на хранение, который составляется работником Центра.
- Акт приема-передачи архивных документов на хранение подписывается руководителем учреждения, которое передало документы на хранение в Центр и заверяется печатью учреждения.
- Акт приема-передачи архивных документов на хранение подписывается директором СПб ГКУ «Центр архивных документов» и заверяется печатью.
- Учреждению передаются подписанный акт приема-передачи архивных документов на хранение в 1 экземпляре, описи дел с отметкой о сдаче дел в Центр (каждая опись в одном экземпляре), акт об утрате документов (если такой был представлен) в 1 экземпляре.
Электронный перечень фондов средних профессиональных образовательных организаций
При поиске документов, нужно в первую очередь проверить, является ли организация, осуществляющая образовательную деятельность, действующей. Архивные документы организации, осуществляющей образовательную деятельность, хранятся в ее архиве (или структурном подразделении, выполняющем его функции).
В случае реорганизации учебного заведения архивные документы передаются организации, осуществляющей образовательную деятельность, являющейся правопреемником.
С перечнем фондов архивных документов СПБ ГКУ «Центр архивных документов», а также с местом хранения архивных документов можно ознакомится в электронном путеводителе.
